image1 image2 image3

HELLO I'M ENDRA YUDA|WELCOME TO MY PERSONAL BLOG|I'M BLOGGER FROM BALI|I HOPE THIS BLOG IS USEFUL

Penulisan Korespondensi Bisnis



Permintaan Langsung (Direct Request) dan Memo
Pada umumnya, pesan rutin, berita baik, dan pesan yang berniat baik cukup menarik bagi penerima karena berisi informasi penting untuk melakukan bisnis sehari-hari. Pesan yang tidak memerlukan taktik atau persuasi khusus sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung atau deduktif. Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat rutin, menarik, dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan sebagai permintaan langsung (direct request). Pada bagian awal, disajikan ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta pendukung serta ditutup dengan suatu pernyataan yang tulus atas tindakan yang diinginkan.

Organisasi Direct Request 
Pembukaan : Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis sesuatu yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat.
Penjelasan Rinci : Penjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama bagian pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima. Teknik lain yang dapat dipergunakan di bagian pertengahan adalah dengan membuat serangkaian pertanyaan mulai dari yang bersifat umum sampai khusus. Apabila pertanyaan cukup banyak, sebaiknya diberi nomor dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan.
Penutup : Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, berikan beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon, dan petugas yang dapat dihubungi.



Bentuk-bentuk Direct Request
Permintaan untuk pihak internal
Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan, tetapi beberapa permintaan diperlukan dalam bentuk tertulis agar lebih permanen. Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. Memo memiliki beberapa kelebihan seperti memberikan catatan permanen, menghemat waktu dan menunjukkan apa yang benar-benar ingin dilakukan. 
Permintaan untuk pihak eksternal 
Beberapa surat untuk relasi bisnis merupakan permintaan informasi mengenai produk, harga, cara mendapatkan produk, dan lain-lain. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai di mana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.
Pesanan (order) : permintaan langsung dalam bentuk pesanan seringkali dibuat oleh perusahaan karena perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.
Klaim (aduan) : konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual. Ketidakpuasan tersebut bisa berkaitan dengan pengembalian barang dan permintaan uang kembali, permintaan pengiriman barang baru, penggantian produk rusak, perbaikan dalam masa garansi, pembatalan pesanan dll. Klaim pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi mudah menimbulkan suasana emosional. Oleh karena itu, sebaiknya klaim disusun secara berhati-hati agar tidak merusak hubungan bisnis.
Permohonan kredit : Sebagian besar perusahaan melakukan bisnisnya dengan dana pinjaman (kredit). Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius dan mampu menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran kemampuan perusahaan untuk mengembalikan kredit tersebut tepat pada waktunya.
Undangan : Perusahaan kadangkala mengadakan kegiatan yang memerlukan partisipasi atau kehadiran pihak luar. Permohonan kehadiran tersebut biasanya dilayangkan melalui surat undangan. Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya mencantumkan ide pokok secara jelas, manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir dan rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti hari, tanggal, jam, tempat dan kode/pedoman pemakaian pakaian.
Contoh Surat pesanan:



Contoh Surat klaim



Contoh surat permohonan kredit




Pesan Dengan Niat Baik (Goodwill)
Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik (goodwill) tersebut berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis.
Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah :
ucapan selamat (congratulation) : biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Misalnya, memperoleh penghargaan, keberhasilan melakukan kegiatan tertentu dll. Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan di bagian awal. Setelah itu diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik di masa mendatang.
Contoh : Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT. Giga Solution mendapatkan predikat ”Best Seller” Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda. Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen Anda.
penghargaan (messages of appreciation) : Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terimakasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terimakasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan atau ucapan terimakasih kepada individu atau organisasi di luar perusahaan.
Contoh : Kami memberikan penghargaan yang seting-tingginya atas kepercayaan saudara pada jasa layanan kami.
Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami mengaharapkan kesediaan saudara untuk memberikan kritik atau saran dan harapan-harapan saudara di masa mendatang.
ucapan dukacita (condolence) : Ucapan dukacita lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara langsung. Namun, karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh serta ditutup dengan dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. 
Contoh: Kami mendapatkan informasi dari berita televisi bahwa PT Abu Bakar mengalami musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut.
Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT Abu Bakar dapat segera beroperasi kembali.


Pesan buruk (bad news)
Pesan-pesan yang diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif sebaiknya disusun dengan pendekatan tidak langsung atau induktif. Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa menjatuhkan kesalahan. Lima tahap yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan  pesan buruk yaitu (Vicks&Gildsof dalam Sri Haryani, 2001:138) :
mulai dengan pesan yang sifatnya umum
jelaskan masalah yang dihadapi
nyatakan pesan negatifnya
ambil tindakan yang diperlukan
tutup dengan pesan positif
Contoh : Terlebih dahulu, kami mengucapkan terima kasih atas surat pesanan yang telah disampaikan kepada kami.
Kami telah melakukan berbagai upaya untuk mendapatkan bahan baku dengan merek sesuai pesanan, tetapi hingga kini belum berhasil. Kami khawatir tidak dapat memenuhi pesanan tepat pada waktunya.
Untuk itu mohon dipertimbangkan untuk menggunakan bahan baku merek ’Royal’ yang kualitas dan harganya setara serta lebih mudah diperoleh.
Kami menunggu informasi lebih lanjut, dan terimaksih atas perhatian yang diberikan.
Tidak semua pesan buruk harus disusun dengan pendekatan tidak langsung. Apabila reaksi negatif berpengaruh kecil terhadap audiens, maka pesan buruk dapat juga disampaikan dengan pendekatan langsung. Indikator suatu pesan buruk dapat menggunakan pendekatan langsung adalah (Edward & Burnet dalam Haryani, 2001:140):
-terjadi di lingkungan internal dan bersifat informal
-komunikator juga menerima pesan tersebut
-penerima pesan memiliki hubungan positif dengan komunikator
-pesan relatif ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi


Pesan Persuasif 
Pesan persuasif adalah pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan atau perilaku individu maupun organisasi. Pesan persuasif biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung atau induktif yakni Attention, Interest, Desire, Action. (AIDA)
Attention (perhatian) : pada bagian awal diuraikan ide pokok yang menarik perhatian dan bermanfaat bagi audiens.
Interest(minat) : ide pokok yang relevan dengan audiens digambarkan dengan baik untuk membangkitkan minat audiens.
Desire(keinginan) : ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator.
Action(tindakan): bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audiens agar melakukan tindakan sesuai keinginan kominkator.
Jenis-jenis pesan persuasif adalah :
pesan persuasive untuk tindakan 
pesan persuasif untuk tindakan internal perusahaan pada umumnya lebih mudah diorganisasikan. Contohnya permintaan promosi jabatan. Pesan persuasive untuk eksternal perusahaan biasanya lebih sulit dan diorganisasikan menggunakan pendekatan tidak langsung. Contohnya, permohonan donasi. Dalam menyusun pesan persuasive, penekanan dilakukan dengan manfaat yang diperoleh bila memenuhi permintaan dan kewajaran permintaan.
Contoh : Seminar sehari tentang “Kesehatan Reproduksi Wanita” yang akan dilaksanakan bulan depan bertujuan meningkatkan kesadaran wanita tentang pentingnya menjaga kesehatan organ reproduksi.
Melalui surat ini kami bermaksud mengajukan permohonan agar “ PT Dian Medika “ berkenan menjadi sponsor utama dalam kegiatan tersebut.
Berbagai manfaat yang diterima dapat dilihat dalam proposal kegiatan terlampir. Besar harapan kami agar Bapak/Ibu/Sdr dapat meluluskan permohonan kami.
pesan persuasive untuk klaim dan penyesuaian
penekanan pesan untuk klaim dan penyesuaian tindakan pada dasarnya terletak pada keluhan atau aduan, tetapi harus mengisyaratkan adanya persuasive agar penerima bersedia melakukan tindakan tertentu.
Contoh : Kami telah menerima faktur nomor 174 atas barang yang telah kami terima pada tanggal 12 Januari 2005 yang lalu. Saying sekali pembayaran belum dapat kami proses karena terdapat kekeliruan penulisan harga pada faktur tersebut.
Kami tidak dapat melakukan pembayaran selama faktur yang benar belum kami terima. Demikian kami sampaikan. Terimakasih atas kerja sama yang baik.
pesan persuasive dalam penjualan 
pesan persuasive yang berkaiatan dengan tujuan penjualan bisa dengan menjaring konsumen baru, membangkitkan minat calon konsumen , menanamkan nama perusahaan ke dalam ingatan konsumen, menarik calon konsumen agar bersedia berkunjung dan membangkitkan minat untuk menggunakan produk yang ditawarkan. Pesan diorganisasikan dengan pendekatan AIDA dan dimulai dengan nada yang akrab, tidak mencerminkan sikap serba tahu dan menunjukkan bahwa perusahaan tidak memilki sikap yang bertentangan.




Contoh: PT Kharisma adalah agen resmi toner printer merek HP untuk wilayah Denpasar. Sebagai agen resmi, kami mendapat jaminan mengenai keaslian produk, suplai produk dan harga yang bersaing.
Kami yakin Bapak telah memahami risiko yang dihadapi akibat tindakan mengisi ulang (refill) cartridge dengan toner yang sulit dibuktikan keasliannya.
Penggunaan toner HP yang asli akan meringankan biaya pemeliharaan dalam jangka panjang dan menghasilkan kualitas print-out yang lebih baik.







DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutisna. Komunikasi Bisnis. 2006. Yogyakarta:Andi



Share this:

CONVERSATION